L’optimisation de l’espace lors d’un événement professionnel comme un salon ou une conférence est essentielle pour garantir une circulation fluide et un grand confort pour vos participants.
1. Analysez les besoins spécifiques de votre événement
La première étape de l’organisation de votre salon ou de votre conférence est l’identification des différentes zones clés de l’espace. En fonction de la taille de votre espace, il vous faut délimiter des espaces précis pour assurer à vos participants des déplacements clairs tout au long de votre événement. Les zones clés peuvent être facilement identifiées comme les stands, la scène, la zone de restauration ou encore les espaces détente.
L’important est d’adapter l’aménagement proportionnellement au nombre de participants mais aussi en prenant en compte le type d’activité. Les espaces destinés aux présentations, aux ateliers ou aux discussions de groupe ne doivent pas être configurés de la même manière.
2. Planifiez un agencement stratégique
Les salons sont souvent un lieu de mouvements de foule importants et peuvent rendre votre événement et vos différentes activités moins agréables pour vos invités. Il est donc primordial de privilégier des allées larges et des espaces accessibles pour maintenir une bonne circulation. De plus, pour les zones d’attraction comme les scènes et les stands principaux, il faut les positionner dans des endroits visibles afin de faciliter les déplacements des visiteurs.
Enfin, vous pouvez prévoir l’installation de zones de détente meublées de canapés et fauteuils confortables pour leur permettre de s’installer entre les différents temps forts de votre événement.
3. Choisissez un mobilier adapté et modulable
L’installation du matériel est aussi un défi à surmonter lors de l’organisation d’un événement professionnel. Pour optimiser l’espace et garantir une installation et une désinstallation rapides et efficaces, vous pouvez louer des chaises pliantes et des canapés modulables. Cela vous offre une flexibilité pour aménager l’espace voire même utiliser un même espace pour différentes activités.
Pour les petits espaces optez pour des meubles compacts comme nos fauteuils Oscar qui vous permettront d’apporter une touche de couleur tout en créant un espace de détente confortable pour vos participants.
4. Exploitez la hauteur et la verticalité
Si vous avez la chance d’organiser votre événement dans un espace avec une belle hauteur sous plafond, n’hésitez pas à installer des structures et ponts pour accrocher de la signalétique ou des éclairages. Cela créera des dimensions et volumes attrayants dans votre espace.
Pour maximiser la visibilité de vos panneaux ou produits vous pouvez louer des présentoirs et étagères qui libéreront de l’espace au sol tout en optimisant l’espace.
5. Facilitez la navigation avec une signalisation claire
Une fois que vos allées sont aménagées et créent de larges espaces de circulation, il vous faut indiquer les différents parcours de navigation. Pour ce faire, vous pouvez louer des panneaux indicateurs à disposer le long de vos allées pour indiquer les zones d’activités et les stands. Pour peaufiner le marquage des parcours, louez du gaffer de couleur à mettre au sol.
Pour assurer une circulation optimale, vous avez également la possibilité de délimiter vos espaces avec des paravents et cloisons élégants.
6. Prévoyez des solutions techniques bien pensées
Grâce aux structures et ponts, placez des équipements son et vidéo de manière stratégique pour installer de la technique sans encombrer l’espace au sol. De plus, vous pouvez utiliser les éclairages pour différencier les zones et guider les participants.
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour organiser votre événement professionnel tout en optimisant l’espace et en assurant le confort de vos participants.