Que vous organisiez une conférence d'affaires, un mariage ou un événement VIP, la sécurité de l'événement doit figurer en tête de votre liste de priorités. En effet, le fait de veiller à cela est un moyen sûr de garantir la sécurité de tous les invités et votre tranquillité d'esprit pendant toute la durée de l'événement. Voici vos devoirs :
Évaluation des risques
L'évaluation des risques est probablement la mesure de santé et de sécurité la plus importante que vous puissiez prendre. Il est important de procéder à une évaluation approfondie des risques, en tenant compte de tous les aspects de l'événement, comme des allées et des risques de trébuchement, des niveaux sonores et des éléments qui peuvent être potentiellement dangereux, en passant par la stabilité des structures temporaires et la disposition du site. Une évaluation approfondie des risques peut vous aider à identifier les mesures appropriées à mettre en place pour garantir que les risques pour le personnel, les invités et les biens sont minimisés.
Planification
À partir des résultats de votre évaluation des risques, la planification doit être un processus détaillé. Qu'il s'agisse de la disposition du site pour assurer la fluidité du mouvement des invités, des plans d'urgence ou des procédures d'évacuation, une planification appropriée doit permettre à votre événement et à votre personnel de faire face à toutes les éventualités.
Assurez-vous d'être en contact avec les propriétaires des lieux, les autres membres de votre équipe et, si nécessaire, avec les services d'urgence pour garantir que votre événement est conforme et que vous avez prévu de couvrir le plus grand nombre de scénarios possibles.
Communication
L'évaluation des risques et l'élaboration de plans détaillés ne servent à rien si toute votre équipe n'en est pas informée. En veillant à ce que l'ensemble du personnel et des sous-traitants soient en possession des plans, des évaluations des risques et des procédures d'urgence, vous vous assurez que, si le pire se produit, toute votre équipe est prête et peut passer à l'action pour minimiser les dommages matériels ou les blessures.
Le jour de l'événement, veillez à ce que toutes les équipes fassent une visite complète du lieu/site et soient informées de tous les risques et mesures de contrôle, ainsi que de ce à quoi elles peuvent s'attendre tout au long de l'événement. Cela donne également au personnel la possibilité de poser toutes les questions.
Il est également important de communiquer clairement avec les participants à l'événement en indiquant clairement les sorties de secours, les points de refuge, les zones de rassemblement pour l'évacuation, les postes de premiers secours et les points d'accueil des enfants perdus.
Rapports, révision et évaluation
Une fois que la poussière est retombée sur votre événement, il est important d'évaluer son succès et de souligner tout problème inattendu de santé et de sécurité que vous avez pu rencontrer. Cela signifie que pour les événements futurs, vous pourrez vous appuyer sur vos préparatifs en matière de santé et de sécurité et les améliorer.